Правила автоматического формирования префикса документов

   

1. Префикс организации

Первые два символа префикса являются идентификатором организации и задаются в справочнике организаций.

Для некоторых первичных документов требуется непрерывная последовательная нумерация в рамках каждой организации. Префиксы организации используют для разделения нумерации документов разных юридических лиц, по которым ведется учет в одной системе 1С. Если учет ведется по одному юридическому лицу, необходимости в назначении префикса организации нет.

Префикс организации указывается в соответствующем поле карточки Организации.

Рекомендуем устанавливать префикс организаций таким образом, чтобы он соответствовал ее названию, для максимально наглядной и интуитивно понятной идентификации документов в списках. Например, для организаций с названиями ООО «МегаСервис» и ИП Иванов А.Н., учет по которым ведется в одной программе, можно задать префиксы МС и ИП соответственно. 

Обратите внимание, что задать префикс организации необходимо до начала ввода первичных документов.

Если префикс организации не установлен, то при формировании номера документа он принимает значение "00" (ноль-ноль).

Если префикс не установлен у нескольких организаций (или у нескольких организаций задан общий префикс), то для этих организаций будет использоваться общая нумерация при формировании номеров документов.

Префикс организации в печатных формах документов не печатается, т.к. наименование организации и так отображается в печатной форме документа и печать отдельного идентификатора организации не требуется. 

Что произойдет, если изначально префикс не был назначен, но затем в его использовании появилась необходимость?

В таком случае система присвоит документу первый номер по порядку нового вида. Например, если последний номер документа до назначения префикса был «0000-000123», то после назначения префикса новому документу система автоматически присвоит номер «ТД00-000001». Для соблюдения требования сквозной нумерации документов необходимо вручную отредактировать номер этого документа, изменив его на следующее по порядку значение – «ТД00-000124». При последующем формировании документов система автоматически будет присваивать им номера в правильном порядке.

Редактирование номеров необходимо выполнить для каждого вида документов: заказ поставщику, приобретение товаров и услуг, перемещение товаров и т.д.

2. Префикс информационной базы (Префикс ИБ)

Третий и четвертый символ являются идентификатором информационной базы.

Префиксы информационных баз используются при настройке синхронизации информационных баз различных конфигураций (например, БП и УНФ) или при настройке синхронизации распределенных баз одноименных конфигураций (РИБ) с целью исключения дублирования кодов элементов справочников и номеров документов, создаваемых в процессе работы в разных информационных базах.  

При использовании распределенной информационной базы номер префикса ИБ определяет номер узла РИБ.              

Для того чтобы задать или изменить префикс информационной базы, включите флаг Синхронизация данных в разделе "Администрирование" > "Синхронизация данных".

Префиксы ИБ автоматически присваиваются всем документам и элементам справочников, которые имеют автоматически назначаемый код и номер.

Если префикс информационной базы не указан, то используется префикс по умолчанию "00"(ноль-ноль).

Важно!

Категорически не рекомендуем изменять или удалять Префикс ИБ в случае, если в данной базе настроен обмен данными с другими конфигурациями или организована синхронизация данных с помощью механизма распределенной информационной базы (РИБ).

При изменении или удалении Префикса ИБ нумерация всех документов начнется "с нуля".

Для продолжения работы, предотвращения дублирования номеров документов и возвращения автоматической нумерации документов для каждого вида документа необходимо будет вручную исправить номер первого созданного документа на необходимый для продолжения сквозной нумерации. При исправлении номера необходимо сохранить количество символов в номере и не удалять незначащие нули, например порядковый номер последнего созданного документа до изменения префикса был №356, а после изменения префикса программа предлагает создать новый документ с номером ОК01-000001. Для восстановления автоматической нумерации необходимо изменить номер на  ОК01-000357.

3. Дополнительный пользовательский префикс

Дополнительный пользовательский префикс является необязательным и как правило применяется в особых случаях. Например,

• префикс "А" может использоваться для отдельной нумерации счетов-фактур на аванс,
• префикс "П" - для документов Поступление доп. расходов, загруженных в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" при выгрузке документов Поступление товаров и услуг, оформленных в "Управление торговлей",
• префикс "У" присваивается документу Поступление доп. расходов, загруженному в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" при выгрузке документа Поступление услуг и прочих активов, оформленного в "Управление торговлей",
• также префиксы "У", "Т" и "М" присваиваются при переносе документов в "Бухгалтерия предприятия" из старой версии "1С:Бухгалтерии 7.7" (документы переносятся с префиксами "У" - услуги, "Т" - продажи, "М" - материалы). 

Печать

Если в печатной форме документа не предполагается наличие в номере каких-либо цифро-буквенных обозначений помимо порядкового номера документа, то во многих типовых конфигурациях при выводе на печать префиксы не отображаются автоматически, а при необходимости удаляются лидирующие нули (незначимые разряды). Например, для документа "Платежное поручение" с номером КУБП-000123 на печать будет выводиться только номер - 123, без префиксов и незначащих нулей, но у разных конфигураций есть свои особенности настройки печати префиксов.

В типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" ред.3.0 при необходимости можно настроить печать префикса информационной базы в печатной форме счет-фактуры. В этом случае счет-фактура с номером КУБП-0000123 будет печататься номером БП-123.

Для этого в регистре сведений "Префиксы информационных баз" у нужного префикса установите флаг Печатать префикс.

Регистр сведений "Префиксы информационных баз" можно открыть через "Функции технического специалиста" (прежнее названии "Все функции") в главном меню программы.

Настройки печати префикса организации в конфигурации "Бухгалтерия предприятия" нет, т.к. организация и так печатается в печатных формах документов в отдельном поле, поэтому префикс организации автоматически удаляется из номера.